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Alles auf einmal

E-Mails hier, Telefonate dort, dazwischen Konferenzen, Papierkram, Fristen. Wie Mitarbeiter und Unternehmen den Berufsalltag gestalten können, damit Multitasking nützlich bleibt.

Der Feierabend rückt näher, der Tag war ausgefüllt mit verschiedensten Aktivitäten, aber so richtig vorangekommen ist man nicht, das wichtigste Projekt liegt immer noch brach. Dieses unbefriedigende Gefühl dürften die meisten Menschen kennen. In der Fülle von Aufgaben geht manchmal der Blick für das Wesentliche verloren. Im „Stressreport Deutschland 2012“ der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin geben 58 Prozent der Befragten an, dass ihre Tätigkeit oft die gleichzeitige Betreuung verschiedenartiger Aufgaben verlangt. Damit steht Multitasking auf Platz eins der Arbeitsanforderungen. Aktuelle Schwerpunkte seiner Arbeit sind die Anforderungen moderner (Büro-)Arbeit und Strategien zur erfolgreichen Bewältigung. Studien mit Berufstätigen und Studenten zeigen: Die am häufigsten beschriebenen Konsequenzen von Multitasking sind Veränderungen in der Arbeitsleistung und der erlebten Beanspruchung. Je komplexer und schwieriger eine Aufgabe ist und je länger sie dauert, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Leistung und Produktivität leiden. Es passieren häufiger Fehler, und die Ergebnisqualität sinkt. Bei mittelschweren Multi­taskinganforderungen dagegen nehmen Beschäftigte ihre Leistungen eher positiv wahr. 

Zu den langfristigen Folgen von Multitasking seien dagegen noch viele Forschungsfragen offen. Die bishe­rigen Ergebnisse zeigen aber, dass die Gesundheit leidet, wenn hohe Anforderungen über längere Zeit bestehen bleiben und Erholung ausbleibt. 

Die meisten Arbeitnehmer schaffen es irgendwie, mit vielen simultanen Anforderungen zurechtzukommen. Ohne die richtigen Rahmenbedingungen und Strategien für Multitasking und Selbstorganisation drohen jedoch Leistungsabfall und Stress. „Die menschliche Informa­tionsverarbeitung hat ihre Grenzen. Gleichzeitig mehrere anspruchsvolle Aufgaben mit dem besten Ergebnis zu erledigen, funktioniert eigentlich nicht“, sagt Prof. Dr. An­dreas Zimber, der an der SRH Hochschule Heidelberg lehrt und forscht. 

Parallele Aufgaben verlangen zusätzliche kognitive Kapazitäten, vor allem im Arbeitsgedächtnis. Menschen kompensieren, indem sie sich stärker anstrengen und über sich hinauswachsen. Kurzfristig wirkt Multitasking aktivierend und kann sogar positive Emotionen hervor­rufen. „Stress entsteht nur, wenn Mitarbeiter keinen Handlungsspielraum haben, also nicht aktiv Einfluss auf die Bearbeitung nehmen können, oder wenn die Ressourcen nicht ausreichen“, sagt Professor Zimber. 

20 Minuten sind nötig, um nach einer Ablenkung wieder die volle Konzentration für die ursprüngliche Tätigkeit aufzubringen.

Freiräume machen leistungsfähig

Damit es so weit nicht kommt, müssen Unternehmen und Mitarbeiter am selben Strang ziehen. Zunächst sind Arbeitgeber gefragt, die passenden Rahmenbedingungen für Multitaskingsituationen zu schaffen. Am wichtigsten ist es, dass Führungskräfte regelmäßig mit den Beschäftigten kommunizieren. „Mitarbeitergespräche sind dafür da, Ziele und Anforderungen genau festzulegen und auf die Kompetenzen von Mitarbeitern abzustimmen. Dabei wird häufig vergessen, den erforderlichen Zeitaufwand zu definieren“, betont Jörg Hasenclever, ­Leiter der Crestcom Führungsschulen Deutschland, die bundesweit Business- und Managementtrainings für ­Führungskräfte anbieten. Das sei allerdings unverzichtbar, ­da­­mit Beschäftigte ihre Aufgaben eigenverantwortlich planen und priorisieren können. Dazu gehört auch die Frei­heit, Arbeitszeit flexibel einzuteilen. Nicht überall möglich, aber unerlässlich für die Konzentration sind Einzel­büros. Zumindest sollte die Möglichkeit gegeben werden, einen persönlichen Arbeitsbereich abzugrenzen oder sich zurückzuziehen.

Ist die optimale Struktur gegeben, liegt es am ­Mitarbeiter, eine individuelle Strategie für Multitasking zu entwickeln. Der erste Schritt zur Besserung ist die Beobachtung der eigenen Arbeitsweise. „Das läuft in der Regel darauf hinaus, dass Zeitdiebe identifiziert werden“, sagt Andreas Zimber. 

Wer die eigenen Schwächen kennt, kann sie gezielt angehen und das Verhalten langfristig ändern. Ganz oben auf der Maßnahmenliste für Selbstorganisation steht: Prioritäten setzen. Aufgaben müssen nach Notwendigkeit und Dringlichkeit sortiert und gegebenenfalls delegiert werden. „Viele Menschen verwechseln interessante und angenehme Dinge mit notwendigen und wichtigen“, weiß Hasenclever. Im Training rät er Führungskräften sogar, das Wichtigste zuerst zu tun und alles andere gar nicht. Das wäre der Idealfall. Aber auch schon eine stärkere Konzentration auf Prioritäten bringt enorme Fortschritte. 

Wie viel Zeit wird wann und wofür investiert? Was kann delegiert werden? In einem realistischen Arbeitsplan sind Pufferzeiten unerlässlich, um Unvorhergesehenes abzufedern.

 

Erholung muss sein

Sind die Aufgaben klar, geht es darum, die verfügbare Zeit ergebnisorientiert einzuteilen. Wie viel Zeit wird wann und wofür investiert? Was kann delegiert werden? In einem realistischen Arbeitsplan sind Pufferzeiten unerlässlich, um Unvorhergesehenes abzufedern. 

Der gefährlichste Gegner für das Einhalten des Arbeitsplans sind Ablenkungen. „Durchschnittlich alle elf Minuten erfolgt eine Störung. Um wieder in die ursprüngliche Arbeit zurückzufinden, dauert es ganze 20 Minuten“, schätzt Hasenclever. Unterbrechungen ganz zu vermeiden, ist utopisch, aber sie können mit einfachen Maßnahmen kontrolliert und reduziert werden (siehe Tipps S. 12). „Mails haben zum Beispiel eine hohe Anziehungskraft und sind deshalb schlecht für das Zeitmanagement. Ein paar Nachrichten lesen, das geht zwar schnell. Häufig ergeben sich daraus aber neue Aufgaben, die aus der aktuellen und wichtigen Tätigkeit herausreißen“, warnt Zimber. Besser sei es, je nach Bedarf zwei- oder dreimal täglich Mails bewusst zu bearbeiten.

Das Arbeitsgedächtnis wird durch Multitasking stark beansprucht und sollte deshalb regelmäßig entlastet werden. Neurowissenschaftler empfehlen, im Arbeits­ablauf bewusst zwischen anspruchsvollen Aufgaben und einfachen Routineaktivitäten zu wechseln. Durch das ausgewogene Verhältnis von Beanspruchung und Erholung werden Ressourcen wiederhergestellt. Das beste Mittel zum Erholen bleiben regelmäßige Pausen, die laut Andreas Zimber aktiv geplant werden sollten bezüglich Zeitpunkt und Dauer. Häufige kurze Pausen von fünf bis zehn Minuten seien am besten geeignet, um Ermüdung entgegenzuwirken.

Die Theorie im persönlichen Alltag praktisch um­zusetzen, ist eine Herausforderung, weiß Zimber. Rückschläge sind dabei ganz normal. „Davon sollte sich aber niemand entmutigen lassen.“

(Dieser Beitrag erschien zuerst im Magazin „Gesundheitsmanager“, Ausgabe 4/2015.)

Text Susann Lorenz
Illustrationen Chiara Lanzieri

 

 

So klappt Multitasking besser

- Routinen helfen: Nur Aufgaben zeitgleich machen, die sich stark vereinfachen lassen, etwa beim Telefonieren nur offensichtliche Spam-Mails löschen. 

- Gut planen: Aufgaben, die in zwei Minuten erledigt sind, sofort in Angriff nehmen, andere notieren und sich später vornehmen. 

- Tätigkeiten bündeln: Mails beispielsweise konzentriert am Stück bearbeiten. Für andere Aufgaben dann Outlook schließen und Anrufbeantworter anschalten. 

- Für Abwechslung sorgen: Herausfordernde Aufgaben mit ein­fachen Jobs wie Kopieren oder ­Abheften abwechseln. Das steigert die Leistungsfähigkeit.

- Viele kurze Pausen einschieben: Das gilt für Arbeitstage wie auch für den Urlaub. Statt drei Wochen am Stück genügt schon eine Woche, um aufzutanken.

- Arbeit im Büro lassen: E-Mails und Anrufe stören das Privatleben, das man zur Erholung benötigt.

Mehrere komplexe Aufgaben in einem bestimmten Zeitraum ­parallel erledigen, so definieren Wissenschaftler Multi­tasking. Das geht über das ­verbreitete Verständnis hinaus, zwei Dinge gleichzeitig zu tun, wie zum Beispiel Auto zu fahren und dabei ein Gespräch zu führen. Aus dem Arbeitsalltag ist Multitasking nicht wegzudenken, obwohl das Gehirn dies nur eingeschränkt leisten kann.

Die Ergebnisse der neuesten Forschung sind im Ratgeber „Multitasking. Komplexe Anforderungen im Arbeits­alltag verstehen, bewerten und bewältigen“ zusammengefasst.
(Andreas Zimber, Thomas Rigotti, Verlag Hogrefe, Reihe Managementpsychologie, Band 1, 2015, 163 Seiten, 29,95 Euro)

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